Mediatum Oy:n palvelu ja rooli

Mediatum Oy tuottaa asiakkaidensa toimeksiannosta tietoa näiden sidosryhmien (mm. viranomaiset, media, asiakkaat, omistajat jne.) mielikuvista ja odotuksista. Tämän tiedon tuottamisen tarkoituksena on se, että toimeksiantaja voi kehittää toimintaansa (asiakastyytyväisyys, maineenhallinta, markkinatutkimus).

Mediatum Oy:n palvelu toteutetaan asiakkaan toimeksiannosta sekä asiakkaan osoittamille henkilöille. Tutkimuksiin kutsuttavien yhteystiedot toimittaa tilaaja ja palvelu tuotetaan tilaajan lukuun. Osoitteiden luovutuksen tietosuoja-asetuksen mukaisuudesta vastaa tietojen luovuttaja (Mediatum Oy:n asiakas).

Selvyyden vuoksi todettakoon, että Mediatum Oy:n tutkimuspalvelut eivät siis ole myyntiä tai markkinointia vaan tutkimusta Mediatum Oy:n asiakkaiden lukuun näiden toiminnan kehittämiseksi.

Tietojen käsittely Mediatum Oy:n prosessissa

Mediatum Oy käsittelee tutkimukseen kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteita ja joissain tapauksissa myös etunimen ja sukunimen. Puhelinhaastatteluissa käsitellään myös puhelinnumeroita.

Mediatum Oy:n toimeksiantaja on myös voinut sijoittaa ko. sähköpostiosoitteen johonkin tiettyyn ryhmään (esimerkiksi ”asiakasryhmä 1”, ”asiakasryhmä 2”, ”viranomaiset” jne.).

Mediatum Oy: n asiakas toimittaa sähköpostiosoitteet Excel-tiedostona. Tiedostot säilytetään tutkijan henkilökohtaisella tietokoneella sekä varmistettuna Mediatum Oy:n verkkolevyllä. Varmistustiedostoihin pääsy on vain ko. tutkimusprojektin tutkijalla.

Sähköpostiosoitteet syötetään erillisen palveluntuottajan (tällä hetkellä Webropol Oy) tuottamaan tietojenkeruujärjestelmään. Tietojenkeruujärjestelmän tietosuoja-asetuksen mukaisuudesta vastaa kyseisen palvelun tuottaja.

Yksityishenkilöiden yhteystietoja käytetään vain ko. tutkimuksessa eikä niitä käytetä uudelleen tai luovuteta. Poliittisten päättäjien tai median (institutionaaliset vastaajat) edustajien yhteystietoja saatetaan käyttää uudelleen.

Tiedonkeruujärjestelmä tunnistaa vastanneet/ ei-vastanneet, minkä teknisen tiedon avulla järjestelmä kohdistaa muistutukset.

Henkilöllä, joka saa tutkimuskutsun on mahdollisuus ilmoittaa, ettei halua enää viestejä ko. tutkimukseen liittyen.

Halutessaan osallistua esimerkiksi vastaajapalkintojen arvontaan tai pyytäessään tutkimuksen toimeksiantajan yhteydenottoa vastaaja voi antaa yhteystietonsa tutkimuksen lopuksi. Yhteystietonsa ilmoittaneiden yhteystiedot toimitetaan tutkimuksen toimeksiantajalle ko. toimenpiteitä varten.

Tutkimustulokset ovat anonyymejä eikä yksittäisestä, tunnistettavasta vastaajasta luovuteta mitään tietoja. Tietoja yksittäisen henkilön vastauksista voidaan luovuttaa toimeksiantajalle vain jos vastaaja on eksplisiittisesti ja erikseen nimenomaisesti suostumusta kysyttäessä antanut tähän suostumuksensa (esimerkiksi pienelle joukolle avainasiakkaita tehtävät ns. laadulliset tutkimukset, joissa tutkimuksen tulokset perustuvat nimenomaan yksittäisten vastaajien haastattelukertomuksiin).

Mediatum Oy:n asiakasrekisteri

Mediatum Oy säilyttää tietoja asiakkaistaan sekä potentiaalisista asiakkaistaan omassa CRM-sovelluksessaan, joka sijaitsee Telecity Finland Oy:n verkkopalvelimilla. Järjestelmä toimii SSL-salatulla yhteydellä salasanasuojattuna vastaaville palveluille tyypillisellä tietoturvan tasolla.

Tietoja voi olla myös erillisinä Excel-tiedostoina mahdollisia massamaisia kampanjoita varten. Kampanjoiden yhteydessä tietoja voi olla myös Mediatum Oy:n yhteistyökumppanin (esimerkiksi call center) tietojärjestelmissä. Ko. palvelun tietosuoja-asetuksen mukaisuudesta vastaa ko. kumppani.

Asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista kirjataan kalenteritapahtumia sekä tietoja mahdollisista asiakastarpeista. Henkilö voi pyytää nähtäväkseen ja tarvittaessa oikaistavakseen hänestä kirjatut tiedot ja/tai poistamaan häntä koskevat tiedot.